Csaknem két évvel ezelőtt nyert az Önkormányzat több mint negyvenmillió forint európai uniós támogatást a Polgármesteri Hivatal működését érintő fejlesztésekhez. A projekt befejeződött. Összefoglalónk következik.

Az Államreform Operatív Program pályázatán 2008. őszén nyert 42 millió forint vissza nem térítendő európai uniós támogatásból a Hegyvidéki Önkormányzat vezetése elsősorban olyan beruházásokat kívánt megvalósítani, amelyek a Hivatal korszerű és hatékony működését, és az ügyintézés színvonalának emelését szolgálják.
Bevezetésre került az intranet, amely gördülékenyebbé teszi a hivatali dolgozók munkáját: a folyamatosan frissített rendszerben gyorsan és könnyen hozzáférhető a munkatársak elérhetősége humánpolitikai hírek, a Polgármesteri Hivatal belső újságjának letölthető változatai, valamint a hivatali belső szabályzatok. A belső informatikai rendszer emellett „háztérképet” tartalmaz és értekezletszervező funkciót is szolgáltat. Az intranet portálon kialakításra került az informatikai hibabejelentéseket nyomon követő helpdesk rendszer is.
Az Önkormányzat honlapja is fejlesztésre került: az arculat-frissítésen kívül többek közt, online esemény-naptár, kérdőív, valamint olvasói videó-feltöltési lehetőséget biztosító modul került bevezetésre.
Megvalósult a hivatali elektronikus iratkezelő-rendszer fejlesztése is. Ennek keretében az ügyintézési határidő figyelésére, valamint az ügyintézői munka jobb kontrollját lehetővé tevő ügykörök szerinti, irodánkénti, illetve ügyintézőnkénti statisztika készítésére szolgáló modulok beépítése történt meg.
A közbeszerzési szabályzat megújításával a törvényi szabályozásnak megfelelő, valamint a környezettudatosabb és költséghatékonyabb beszerzési tevékenységet lehetővé tevő új utasítások készültek mind az Önkormányzat, mind a Polgármesteri Hivatal tekintetében.
A hivatal munkatársai 2008. őszétől 2009. nyaráig több képzésen is részt vettek a projekt keretében. A vezetők számára szervezett, projektszemléletet erősítő képzést követően több, mint 100 fő ügyfélkapcsolati munkatárs volt jelen a kommunikációs és konfliktuskezelési tréningen, valamint az e-ügyintézési továbbképzésen. Összesen 150 felett alakult a képzettek száma.
Annak érdekében, hogy a hegyvidéki polgárok jobban megismerjék a helyi ügyeket és az egyes ügycsoportokkal foglalkozó irodákat, egy 17 epizódból álló sorozatot készített és sugárzott a Hegyvidék TV 2009. nyarán. Az Önkormányzati Kalauz műsorai továbbra is hozzáférhetők a televízió honlapján.
Mostanra talán mindenki megismerkedett a Hivatalban működő ügyfélirányító-rendszerrel, amely lehetővé teszi az egész Hivatalban a kulturált várakozást, és egyértelművé vált, hogy az adott ügytípust hol, kinél kell intézni. A portán egy pult és egy sorszámkiadó automata, valamint a folyosókon LCD-televíziók kerültek elhelyezésre.
Az Önkormányzat vagyongazdálkodási koncepcióját a Képviselő-testület 2009. októberében fogadta el. A koncepció az önkormányzati vagyongazdálkodás középtávú stratégiáját vázolja fel, amelynek végrehajtása során az önkormányzat vagyongazdálkodásban érintett szervezeti egységei hosszú távú vagyongazdálkodási javaslatok, tervek kidolgozását kapják feladatul.
A Vagyongazdálkodási koncepció elemenként számba veszi az önkormányzat vagyonát, majd ezen vagyonelemek tekintetében megfogalmazza a vagyongazdálkodás lehetséges eszközrendszerét, hasznosításukkal kapcsolatos javaslatokat, feladatokat fogalmaz meg.
A referensi rendszer átalakítására tanulmány készült, s ez alapján módosul a Hivatal ügyrendje, amelynek eredményeképpen a Hivatal feladat-ellátása és információ-áramlása a jövőben hatékonyabbá válik. A referensek biztosítanák a hozzájuk tartozó szakirodák tekintetében a jegyző és az adott iroda közötti hatékony feladat-kiosztást, információ-áramlást és referensi értekezleteket tartanának a jegyző részvételével, ahol az aktuális ügyek kerülnek napirendre.
A projekt legnagyobb léptékű és legfontosabb része a hivatalt és intézményeit is érintő, komplex folyamatfelmérés, szervezetfejlesztési tanulmány elkészítése volt, amely összesen hét szervezeten belüli eljárást érint. A tanulmány a képviselő-testületi munka támogatása, a beszerzés- és igénykezelés, a kötelezettségvállalások, a számlaengedélyezés és utalványozás, a kintlévőség-kezelés, továbbá a feladatmenedzsment és az információ-áramlás (részben az önkormányzati intézmények vonatkozásában is) rendszerének felülvizsgálatát végezte el és tett javaslatot azok fejlesztésére. A helyzetértékelés és a célok felállítása után felmérések és interjúk készültek, ezt követően folyamatleírások születtek, amelyeket rendszertervvé véglegesítettek – így határozták meg a következő lépéseket.
A projekt hivatalosan 2010. márciusában zárult.

www.vati.hu  www.nfu.hu