A Polgármesteri Hivatal részben európai uniós támogatásból megvalósuló szervezetfejlesztése keretében készült el a „Referensi rendszer kialakítása a Hegyvidéki Önkormányzatnál” c. tanulmány. Az alábbiakban egy rövid, közérthető ismertetést olvashatnak a tanulmányról és az az alapján megvalósult szervezeti átalakításról.

A projekt kialakítását alapvetően a Polgármesteri Hivatal már kialakított tervei, törekvései határozták meg. A Hivatal vezetősége már a pályázat megjelenése előtt tervezte a Hivatal belső szervezet-rendszerének olyan irányú átalakítását, amely a feladat-ellátátás hatékonyságának növelését eredményezi.
Ennek egyik eleme a referatúra-rendszer kialakításának terve volt, hasonlóan a kormányzati szinten, az 1998-2002-es ciklusban a Miniszterelnöki Hivatalban működött rendszerhez, ahol a Kormányzati Referatúrák a szakminisztériumokkal tartották a kapcsolatot, tartalmi egyeztetéseket folytattak, kormányzati döntéseket készítettek elő és az információ-áramlást segítették.
Ilyen rendszer önkormányzati szinten egyelőre példa nélküli. Az előkészítés során az eredeti terveknek megfelelően abban az irányban indult el a gondolkodás, hogy minden irodához tartozzon egy-egy, az iroda ügyeiért felelős referens, akik külön szervezeti egységbe tartoznának és ilyen módon az adott irodától függetlenül, de mégis azok ügyeiért felelősséget vállalva segítenék a jegyző irányítási-vezetési munkáját, segítenék az irodák releváns információkhoz jutását, és rendszeres értekezleteket tartanának a jegyző és a referensek részvételével az aktuális ügyekről történő beszámolás, új feladatok kiosztása és a Hivatal működéséről objektív, átfogó kép kialakítása érdekében.
A felmérések megerősítették a fenti szándékot, ugyanakkor nem lehetett figyelmen kívül hagyni, hogy – bár lényeges hatékonyság-javulást hozna – jelentős nagyságrendű forrás előteremtését kell megoldani az átalakításhoz és fenntartásához. A Magyar Köztársaság nehéz gazdasági és költségvetési helyzetében, amelyet a világgazdasági válság csak súlyosbított, meg kell találni azt a legkisebb kiadással járó megoldást, amely részben megvalósítja a terveket, s amely lehetővé teszi a helyzet javulásával a referatúra-rendszer tényleges bevezetését.
A megoldás az lenne, hogy a jelenlegi referensi állomány megtartásával referensenként egy vagy több iroda kerülne kijelölésre a jegyző által, amelynek tekintetében a referens biztosítaná a hatékony feladat-kiosztást és információ-áramlást, ellenőrizné a szakiroda feladat-ellátását és működését. Bevezetésre kerülne a jegyző és a referensek részvételével hetente megtartandó értekezlet is, amelyen tájékoztatják a jegyzőt és egymást az irodák aktuális ügyeiről.

A Hivatal vezetése bízik abban, hogy ez az átalakítás megfelelő hatással lesz a Hivatal működésére.

Az átalakított szervezeti rend áttekinthetővé tétele érdekében a jelenleg érvényes szervezeti ábrát ezen a linken láthatják.

www.vati.hu www.nfu.hu