Több mint negyvenmillió forint európai uniós támogatást nyert a kerület a Polgármesteri Hivatal működését érintő fejlesztésekhez. A korszerűsítések egyik célja, hogy gyorsabbá, kényelmesebbé tegyék az ügyintézést a hivatali ügyfelek számára.


Az Államreform Operatív Program pályázatán 42 millió forint vissza nem térítendő európai uniós támogatást kapott a Hegyvidéki Önkormányzat a Polgármesteri Hivatal szervezeti struktúrájának és működési kultúrájának fejlesztésére, amely révén korszerűsödhetnek a döntési mechanizmusok, javulhat a gazdálkodás eredményessége, s nem utolsósorban új ügyfélbarát megoldások jelenhetnek meg, erősítve az önkormányzat szolgáltató szerepét.

A projekt legnagyobb léptékű és legfontosabb része a hivatalt és intézményeit is érintő, komplex folyamatfelmérés, szervezetfejlesztés és rendszerterv elkészítése, amely összesen hét szervezeten belüli eljárást érint. Ennek keretében felülvizsgálják és fejlesztik a képviselő-testületi munka támogatását, a beszerzés- és igénykezelést, a kötelezettségvállalások, a számlaengedélyezés és utalványozás, a kintlévőség-kezelés, továbbá a feladatmenedzsment és az információ-áramlás rendszerét, részben az önkormányzati intézmények vonatkozásában is. A helyzetértékelés és a célok felállítása után felmérések és interjúk készülnek, ezt követően folyamatleírások születnek, amelyeket rendszertervvé véglegesítenek – így határozzák meg a következő lépéseket.

Az intézkedések keretében megújítják a hivatal közbeszerzési szabályzatát, amivel költséghatékonyabbá, továbbá környezettudatosabbá válhat a beszerzési tevékenység. A környezetvédelmi szempontokat oly módon kívánják érvényesíteni, hogy a környezetbarát módon működő, s erről tanúsítvánnyal rendelkező cégeket előnyben részesítik a közbeszerzési eljárások során. A vagyongazdálkodást is eredményesebbé kívánják tenni egy átfogó koncepció kidolgozásával.

A projekt részeként továbbképzéseket tartanak a hivatali dolgozóknak. A vezetők számára szervezett, projektszemléletet erősítő képzés már lezajlott, a jövőben pedig mintegy száz, az ügyfelekkel kapcsolatot tartó munkatárs vesz részt egy kommunikációs gyakorlaton, valamint egy, az elektronikus ügyintézés témakörében ismereteket elmélyítő kurzuson.

Ami a fejlesztések technikai részét illeti: a hivatalon belüli kommunikáció javítása érdekében egy korszerű intranet – belső hálózati – rendszert építenek ki, amellyel gyorsabbá, egyszerűbbé válhat a munka. Az elektronikus iratkezelő programot ügyintézési határidő-figyelési és hatékonyság-mérési funkciókkal egészítik ki.

Ügyfél-irányító rendszert állítanak fel az ügyfélfogadás korszerűsítése, gördülékenyebbé tétele érdekében, melynek elemeként a sorszámkiadást – az okmányirodához és az ügyfélszolgálathoz hasonlóan – a polgármesteri hivatal épületén belül több irodánál is bevezetik. Akik az ügyeket elektronikusan intézik, azok az önkormányzat honlapján találkozhatnak majd fejlesztésekkel: további funkciók érhetők majd el a megújuló arculatú, áttekinthetőbbé váló www.hegyvidek.eu oldalról.

Az Önkormányzat az ügyintézés megkönnyítésének céljából tájékoztató anyagokat kíván eljuttatni a lakossághoz, továbbá a Hegyvidék Televízióval együttműködve heti rendszerességgel jelentkező műsort szeretne elindítani a leggyakoribb ügycsoportokkal kapcsolatos szabályok, információk ismertetésére.

 

www.vati.hu  www.nfu.hu